PMP sınavında en çok çıkan motivasyon modelleri şunlar:
1)  X - Y Teorisi (McGregory)
2)  Maslow Piramidi
3)  Hijyen faktörleri ve gerçek motive eden şeyler (Herzberg)
4)  İhtiyaçlar teorisi (David McClelland)
5)  Beklentiler Teorisi


1)  X-Y Teorisi

X:  Çalışanların doğal olarak çalışmayı sevmediği ve bırakılsa bütün boş oturup hiç bir şey yapmadan duracaklarını var sayan yönetim biçimidir.  Bu tarz yöneticiler çalışanları korkutarak ve cezalandırarak en başarılı sonuçlara ulaşacağını düşünürler.  Bu tip yönetim anlayışı, monoton ve sadece kas gücü ile yapılan işler için kullanılabilir.   (Endüstri 4.0 ile bu tip işler için yakında tamamen robotlar kullanılmaya başlayacak.  Korku bazlı yönetim sona erecek umarım.  :)  

Bu arada her birimizin zaman zaman, iş yapmaktan mutlu olmadığı, isteksiz olduğumuz dönemler olabilir.  Bu dönemlerde proje yöneticisi olarak, böyle çalışanları yakından kontrol etmek faydalı olur.  İsteksiz kişilerin ödül ve pozitif motivasyon ile değil X teorisine uygun olarak biraz zorlama ile iş yaptıkları bir gerçek.    

Y:  Bu tip yöneticiler çalışanların aslında doğal olarak faydalı sonuçlar almak istediklerini ve iç güdüsel olarak çalışmayı sevdiklerini var sayar.  Y tipi yöneticiler, çalışanları cesaretlendirmeyi ve hata yapmaktan korkmamalarını sağlamaya çalışır.  Bilgi işçileri için doğru bir yönetim anlayışıdır.  Yaratıcılığı, müşteri ile yakından çalışmayı gerektiren işlerde çalışanların ödül bazlı motive edilmesi en doğrusudur.  

2)  Maslow Piramidi

Maslow'un ihtiyaçlar piramidi basitçe şunu söyler:

En alt basamakta:  Kişi açlık ile karşı karşıyadır.  Aç olan bir kişi karın tokluğuna çalışabilir.  Yani ihtiyacı o an için karnını doyurmaktır.  Karnını doyurma vaadi, o kişiyi, motive edecektir.  Elbette, 'karnı doymak' diğer bütün temel ihtiyaçlar için tekrarlabilir.  Evsiz olmak, giyecek bir şeyi olmaması, vb.  Bütün temel ihtiyaçlar için açlık kullandım.  Açlığı, bütün temel ihtiyaçlar olarak yorumlasak daha doğru olur.  

Bir sonraki basamak:  Karnı doyan kişi, bunun sürekli olmasını ister.   Sürekli karnının doyması, sürekli bir evde yaşamak, hastalık sigortası, Sosyal güvenlik gibi uzun vadeli ihtiyaçların garanti edilmesi kişinin bir sonraki ihtiyacıdır.  

Üçüncü basamak:  Ait olma ve ya sevildiğini hissetme.  Projenizde çalışanlara isimleri ile hitap etmeniz, yaş günlerini bilmeniz, onları projenizdeki kaynak bütçesindeki bir rakam olarak değil kişi olarak görmeniz çalışanları motive edecektir.  O kişiyi projenizden ne olursa hiç bir şekilde atmayacağınız hissi verebilmeniz bu basamak ihtiyacın karşılığıdır.  O kişinin performans sorunu varsa, eğitim veya başka şekilde o kişiye yardımcı oluncağına inanması onun proje sadakatını ve motivasyonunu en üst düzeye taşır.  

Dördüncü basamak:  Saygı duyulma ihtiyacı.  O kişinin fikirlerine değer verilmesi.  Proje ile ilgili önemli bir konuda, kişiye fikrinin sorulması o kişiye proje için önemli olduğunu hissettirecek ve karşılık olarak o kişi de projenin kendisi için önemli olduğunu hissedecektir.  Bilgi olmadan fikir olmaz.  O yüzden fikrini soracağımız kişiye proje ilgili yeterince bilgi verdiğimizden emin olmamız gerekir.  Dİğer bir deyişle, o kişiyi projenin yönetim ekibine almış olmamız gerekir.  

Beşinci basamak:  Projeye yön verenlerden biri olması.  Sponsor gibi.  Proje üzerinde önemli ölçüde söz sahibi olması anlamına gelir.  

3)  Hijyen faktörleri ve gerçek motive eden şeyler (Herzberg)

Herzberg e göre Maslow'un ilk iki basamağı gerçekten motive etmez.  İlk iki basamaktaki eksiklikler kişileri de-motive eder ama gerçekten motive etmez.  Sağlığımızın değerini ancak onu kaybedince anlarız ya, onun gibi, barınma ve yemek bizi ekstra mutlu etmez ama bunların olmaması mutsuz eder.  

Hijyen faktörlere örnekler:  Maaş, sigorta, ünvan

Herzberg'e göre bizi asıl mutlu eden şeyler Maslow piramidinin üçüncü ve daha üst basamaklarıdır.  Yani bir çalışanımızı motive etmek istiyorsak, ona daha çok sevildiğini gösteren şeyler yapmamız lazım.  Örneğin, proje çalışanlarının birlikte düzenli yemeğe gitmesi, proje yönetim ekibinin düzenli toplantılarına katılması. Kişinin kendini geliştirmesi için eğitime gönderilmesi, önemli bir sorumluluğun o kişiye verilmesi, gibi.  

Motive eden şeylere örnekler:  Eğitim, sorumluluk, terfi

4)  İhtiyaçlar teorisi (David McClelland)

McClelland'a göre insanları 3 temel kategoriye ayırmak mümkün:  
1)  Güç isteyenler
2)  Uzman olmak isteyenler
3)  Ait olmak isteyenler

Eğer bir insanın doğal iç güdüsü, güçlü olmak ve sözünün dinleniyor olması ise o kişinin böyle bir görevde başarılı olma ihtimali çok daha yüksektir.  O kişinin diğer insanları yönetmesine izin vermek, o kişiyi o yönde geliştirmek o kişiyi en çok mutlu eder.  

Eğer kişi, bilgi seviyorsa.  Bir konuda uzman olmak istiyor ise, kendisine bir şeyin NASIL yapılacağının sorulması onu mutlu ediyor ise, o kişinin UZMAN olarak yetiştirilmesi ve diğerlerine işlerini NASIL yapacaklarını göstermesi o kişiyi en mutlu edecek şeydir.

Son olarak, eğer kişi ne güç istiyor ne de uzman olmak istiyorsa, o kişinin ekibin bir parçası olduğunu hissettirilmesi yeterli olacaktır.  Kendisine hem yönetim olarak hem de işini nasıl yapacağını gösteren kişiler tarafından destek olunması o kişi için en iyisidir.  

5)  Beklentiler Teorisi

Son olarak beklentiler teorisi:  İnsanların, çalışmalarının bir sonuca ve sonuçların da ödüle dönüşeceğini bilmeye ihtiyaçları var.  

Kısaca:  Çalış - Sonuç al - Ödül al.  

Çalışınca sonuç almalı, sonuç alınca ödül almalı!   Beklenti bu!  :) 

PMP de en çok çıkan 5 motivasyon teorisi bunlar:  
1)  X - Y Teorisi (McGregory)
2)  Maslow Piramidi
3)  Hijyen faktörleri ve gerçek motive eden şeyler (Herzberg)
4)  İhtiyaçlar teorisi (David McClelland)
5)  Beklentiler Teorisi

PMP sınavınızda başarılar,
Görüşmek üzere,
Orhan

Biliyorsunuz projeyi proje yapan şeylerden biri, bir başlanğıcı ve sonu olmasıdır.  Bu yazıda projenin sonunda neler oluyor kısmına odaklanmak istedim.  Bazı şeyler olmadan projenin ya da fazın bitmesi mümkün değil.  

Projenin veya fazın bitmesi için olmazsa olmazlardan en önemlileri arasında şunlar var:
Öğrenilen derslerin kurumsal süreç varlıkları kütüphanesine kayıt edilmesi, ki böylece gelecek nesillere bir miras bırakılmış olacaktır.  Diğer önemli bir konu, teslim edilebilirin müşteriye geçişinin (transition) tamamlanması. 

Teslim edilebilirlerin müşteriye geçişinin yapılması çok önemli:  Proje sonucunun, üretilen hizmetin veya ürünün müşteri tarafından kullanılabilir olduğundan emin olmadıkça projemizi kapatamayız.  Müşterinin kullanabilmesi için eğitimler vermek gerekebilir.  Proje sonrası müşteriye destek verecek operasyonel ekiplerin hazırlanması gerekebilir.  Müşteri bir sorun yaşadığında müşterinin hangi yöntemlerle (ör:  telefon, internet, vb) ulaşacağının netleştirilmesi ve ulaştığında müşteriye destek olacak kişilerin de destek vermeye hazırlanması gerekli.  Örneğin, çağrı merkezine gerekli eğitimlerin verilmesi, gerekirse ekranlarında müşterinin olası sorularının ve o sorulara olası cevapların hazırlanması gibi...  

Sonuç olarak, bir projenin başarı ile kapanmasının için sadece müşteri gereksinimleri üretmek yeterli olmayabilir, proje teslimatını müşterinin başarı ile kullanabileceğinden emin olması gerekir.  Diğer bir deyişle, proje çıktısının müşteriye geçişi (transition) yapılmadan proje kapatılamaz!  

Yukarıdaki şekilde müşteri tarafından kabul edilen (accepted) teslim edilebilirin, proje veya faz kapanışı ile müşteriye geçişinin yapılmasını görüyoruz.  Bu vesile ile proje teslimatının hayat döngüsünü bir kere daha hatırlayalım.  

Teslim edilebilir (deliverable) üretildikten sonra ilk durağı Kalite Kontrol yani Test. Testten geçen ürüne verified deliverable diyoruz.  Sonra müşteri kabul testi (validation) yapılır.  Kabul testted geçtiğinden accepted deliverable olur...  Ondan sonra müşteriye geçişin (transition) yapılması ile proje sonlanır!  :)