Kayıt dışı projeler

Proje planları yaparken süre, kaynak ve maliyet tahminleri kadar önemli bir konu daha var:  Kapasite tahminleri.  

Kapasite tahminlerinden kastım:  Yeni bir projeye atanmış kişilerin vakitlerinin yüzde kaçını gerçekten yeni projeye ayırabilecekleri.  Eski projeler için harcanan ama kayıtlarda görülmeyen (kayıt dışı) destek ihtiyaçları, yeni projenin süre, kaynak, maliyet tahminlerini ne kadar iyi  yapsak da geç kalmalara veya bütçe aşmalara neden olabilir.  

Yeni bir proje başlarken, eski (kayıt dışı) projelerin kaynak ihtiyaçlarını da göz önünde bulundurmak gerekli.  Aksi takdirde, yeni proje için yaptığımız tahminler maalesef tutmayacak.  Özellikle, hemen yeni bitmiş projenin ilk dönem destek ihtiyaçları bir sonraki projenin geçikmesine yol açabilir.  Bu etki, domino taşı misali, arka arkaya bütün projelerin düzenli bir şekilde geç kalmasına neden olabilir.  

Örneğin, aşağıdaki grafik (burndown chart'ın tersi bir şekilde tasarlanmış, kalan işleri değil biten işleri gösteriyor, aşağı değil yukarı doğru gidiyor ama ana fikir aynı :) işler böyle giderse projenin ne kadar geç kalacağını veya ne kadar eksik iş ile zamanında biteceğini tahmin etmemize yardımcı oluyor.  Grafikte fark edeceğiniz gibi yaklaşık ilk 10 gün projeye tam olarak başlanamamış.  Bir önceki bitti sanılan proje aslında bitmemiş, kayıt dışı bir şekilde yeni başlayan projenin kaynaklarını kullanmış ve yeni projenin geç kalmasına sebeb olmuş.  

Tahminlerimizde dikkat etmemiz gereken şey: bu kayıt dışı projelerin ya tamamen yok olmasını sağlamak ya da yok olmalarını sağlayamıyorsak, o zaman onların yeni başlayan projelerimizin ne kadar kaynağını tüketeceğini tahmin etmek.  Projelerimizi kayıt dışı projeleri de göz önüne alarak yönetmeliyiz aksi halde tahminlerimizin tutma ihtimali giderek düşer.  Tahminlerimizin zamanla tutmamaya başlamasının bir kaç nedeninden biri:  KAYIT DIŞI projelerdir.   Diğer sebeblerden biri de TEKNİK BORÇ. Özellikle bu ikisine dikkat edelim.  

ITIL terminolojisi ile söylersek:  Bir önceki projenin, proje bittikten sonra devam etmesinin resmi ismi:  "Early Live Support"  - Türkçesini tam bilemiyorum:  belki "ilk dönem destek ihtiyacı" diyebiliriz.  

Teknik Borç ile ilgili daha önceki yazım için buraya tıklayabilirsiniz.