Söz ağızdan bir kere çıkar!

Bildiğiniz gibi, PMBOK'un yeni baskısı (6. baskısı) geçenlerde yayınladı.  Kitaba katkıda bulunanlar arasında benim de ismim geçmesi açısından benim için ayrıca ilginç bir kitap oldu.  661 sayfasında kitaba katkıda bulunanlar arasında Orhan Kalaycı olarak adımı görmek beni gururlandırdı.  :)

PMBOK'a 2 katkım oldu.  Bunlardan biri Proje Başlatma Belgesi (Project Charter) ile ilgili.  

Biliyorsunuz, Başlatma Belgesi projenin en başında yazılır ve sonrasında kolay kolay değişmez.  Bunu "Söz ağızdan bir kere çıkar!" diye yorumluyorum. 

Başlatma Belgesi bu açınsan oldukça güçlü ve bağlayıcı bir belge; ancak akılları karıştıran durum şu:  Daha proje planı ortaya çıkmadan projenin bitiş zamanı, bütçesi ve kapsamı konusunda verilen sözler ne kadar gerçekçi olabilir.  Pratik hayattan da biliyoruz, PMI'da aynı şekilde söylüyor.  Proje Başlatma Belgesi kolay kolay değişmez!  Gerekirse proje planları değiştirilir ama başlatma belgesi aynen kalır veya çok ama çok zor değişir. 

Proje Başlatma Belgesinin kolay kolay değişmemesinin sebeblerinden biri de şu: Şirketlerin yıllık bütçesinde projeler için ayrılan para ve kaynaklar, proje gerekçe (business case) belgeleri baz alınarak yapılır.  Genellikle, şirketler ellerindeki bütün kaynakları ve parayı bir sonraki yıl nasıl kullanacaklarını detaylı bir şekilde planlarlar.  Her ne kadar bir kısım yönetim rezervi ayrılmış olsa da, proje gerekçe belgeleri baz alınarak bütün kaynaklar ve para projelere dağıtıldığı için şirketlerin ek kaynak taleplerini karşılama gücü çoğu zaman oldukça sınırlıdır.  Ayrıca, dış müşterilere de proje başlangıçında çoğu zaman ne zaman biteceği konusunda sözle verildiği için bu sözlerin tutulması gerekir. Dolayısı ile başlatma belgesi planlara uymaz, planlar başlatma belgesine uyar!  (Başlatma belgesi planlara uymaz, onun yerine iş gerekçesine uyar.  İş gerekçesi proje planından çok önce yapıldığı için proje başlatma belgesinin plana uyması mümkün değil. Tam tersine, proje planı başlatma belgesine uymak zorunda)

Umarım, bu bilgiler, PMP sınavında işinize yarar.  Sınav için göz önünde bulundurmanız gereken bir diğer detay.  Proje yöneticisinin, proje başlatma belgesi olmadan projeye başlamamasının önemli olduğu kadar.  Proje yöneticisinin, proje başlatma belgesinin iyice incelemeden imzalamamasının da çok önemli olduğudur.  Proje yönetici, proje yönetim ekibi ile birlikte başlatma belgesini iyice inceleyip, gerekirse sponsor ile pazarlık yaparak, içine sindikten sonra imzalaması gerekir.  

Biliyorsunuz, PMP sınavlarında aksi söylenmezse, klasik proje büyüklüğü, yaklaşık:
100 kişilik bir proje ekibi.  2 yıl süre.  $10M proje bütçesi. 
Proje yöneticisi 100 kişilik ekip ile doğrudan iletişim kurmaz.  10 kişilik bir çekirdek, proje yönetim ekibi üzerinden ekibe ulaşır.  Dolayısı ile projenin 10 kişilik bir yönetim ekibi vardır.  Proje başlatma belgesinin, imzalanmadan önce, bu 10 kişilik proje yönetim ekibi ile detaylı incelenmesi çok önemli!    :) 

PMP sınavlarınızda şimdiden başarılar,
Orhan